企业会计档案管理制度的搭建与日常关注

一、会计档案管理的官方要求

(一)《会计档案管理办法》对实务工作的指导

1.重视会计档案管理工作

从1998年财政部、国家档案局联合发布的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)到2015年财政部、国家档案局联合发布的《会计档案管理办法》(财政部国家档案局令第79号),大大提高了办法的权威性和强制性,体现了会计档案的重要性。且解释权由财政部升级为财政部和国家档案局,提高了档案工作地位。

要求每个单位要依据《会计档案管理办法》的相关规定,提高单位领导、财务管理人员对会计档案管理工作的重视程度,改变旧观念、树立新观念。

旧观念:出具财务报告,完成年度财务考核指标即完成了年度财务管理工作。

新观念:财务管理工作的最后环节是会计档案管理,做好会计档案管理工作才算是圆满完成年度财务管理工作。

2.建立更加完善的会计档案管理制度

(1)单位要根据新修订的《会计档案管理办法》以及单位实际情况,建立更加科学、更加完善的会计档案管理制度。

(2)单位要明确会计档案资料的存储形式,划定会计档案归档的内容范围,划分清楚财务部门、综合档案管理部门的工作职责。

(3)单位要制定清晰合理的会计档案归档流程,配置“五防”设施,建立完整的档案室安全制度。

(4)单位要制定会计电子档案存储、备份、销毁的流程,有效防范自然灾害、人为破坏等意外事故破坏会计档案。

3.明确会计档案保管内容

本办法所称会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

                                                ——《会计档案管理办法》第三条

单位要明确会计档案保管的内容:

(1)单位要明确会计档案保管的内容不仅局限于纸质会计档案资料,也包括利用计算机等电子设备接收或形成流通、保管的会计档案资料。

(2)单位要从根本上界定会计档案的保管内容,即一切形式的记录和反映单位经济状况的资料。

4.建立科学规范的电子会计档案制度

(1)采用相关技术,确保电子档案的真实性、完整性、安全性。

(2)建立统一的电子档案数据格式,同一个文件类型使用同一种数据格式。

(3)强化电子档案的使用规范,根据用户级别设置访问权限,使不同级别的用户在相应的权限范围内下载使用电子档案,同时记录用户对电子档案库的所有操作,以便查询。

(4)确保电子档案与纸质档案的一致性。

5.规范档案传输流程

(1)会计人员应该根据单位实际情况,选择离线传输或在线传输来进行电子会计档案的归档、保存。

(2)在线传输电子会计档案之前,会计人员要和档案部门做好沟通,以保证在线传输过程顺利。

(3)离线传输的电子会计档案在传输之前,会计人员要检查档案的可用性和安全性,确保档案完好 无损、无重复或遗漏后,再传输给档案管理部门。

6.建立完善的会计档案销毁程序,强化档案销毁管理

(1)单位要做好会计档案销毁的鉴定工作。

《会计档案管理办法》规定,应由单位档案管理部门牵头组织本单位其他部门,如审计、会计、纪检等部门,共同鉴定到达保管期限的会计档案,并出具会计档案鉴定意见书。

(2)各部门经过共同鉴定后,认为可以销毁的会计档案,应该根据相关的会计档案销毁程序进行销毁作业。

7.建立完善的会计档案借阅、查阅流程

(1)单位内部人员需经单位财务管理部门负责人的同意,才能借阅、查阅、复制和抄录会计档案。

(2)单位外部人员如需借阅、查阅、复制和抄录会计档案,需要经过单位负责人批准,并出具正式书面文书。

(二)关于电子会计凭证入账归档的要求

1.电子会计凭证概念

电子会计凭证,是指单位从外部接收的电子形式的各类会计凭证,包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证。

2.电子会计凭证效力

来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力。

3.仅使用电子会计凭证进行报销入账归档的情形

除法律和行政法规另有规定外,同时满足下列条件的,单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档:

(1)接收的电子会计凭证经查验合法、真实;

(2)电子会计凭证的传输、存储安全、可靠,对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现;

(3)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据,能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务,能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序,且能有效防止电子会计凭证重复入账;

(4)电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》(财政部国家档案局令第79号)等要求。

【链接】

同时满足下列条件的,单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案: 

(一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;

(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;

(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

(四)采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;

(五)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

                                                 ——《会计档案管理办法》第八条

二、现阶段会计档案管理工作存在的问题

(一)缺乏有效的重视,人员力量不足

由于一些地区的管理者对于档案管理工作未能给予足够的重视,在档案管理工作中投入较少,导致档案管理工作不能更好的开展,影响了整体的管理效果。

在对资金进行预算时,对于档案管理工作投入的资金比例较小,不仅阻碍了数字化技术的合理应用,同时也直接影响了管理人员的工作热情,使得档案管理工作的效率短期不能得到更好地改善。

【案例1】

甲公司是一家一般纳税人企业,公司经理王某平时非常关注单位的税款缴纳工作,但是对于单位报账流程的建构、内部控制制度的规范缺乏足够的认识。一日,主管部门突然通知检查会计核算工作,其中涉及会计档案的管理。

王某指示该公司财务人员连夜加班,整理会计档案,但是仍然漏洞百出,受到主管部门的通报。

(二)人员的专业化素质有待加强

档案管理工作整体的人员构架较为稳定,随着科技水平的提升,档案管理工作的性质也发生了一定的转变,传统的档案管理理念与技术,已经不能适应当前时代的进程。

尤其是数字化技术的应用,对于管理者的信息技术能力也提出了更高的要求。

有些档案管理人员年龄较大,具备较深的资历,对于信息化技术应用知之甚少,而且不愿意接受先进技术的学习,导致档案管理工作的效能低下。

【案例2】

甲公司是一家一般纳税人企业,单位组织架构比较健全,各部门职责比较明确。该公司档案部门有两位工作人员,是该单位年龄较大、即将退休的职工,对于计算机技术不熟练,单位虽然为其配备了计算机,但是利用率并不高,他们仅仅将计算机用来在上班的时候与人聊天,在会计档案管理中,很少使用。

(三)数字化技术在档案管理期间未能得到更好的应用

众所周知,档案管理工作具有一定的复杂性,不仅需要接触大量的数据信息,同时,还要对数据信息进行相关的处理、分析、汇总、编档等工作。

一些企事业单位档案管理工作期间,应用数字化技术开展档案管理工作的时间较少,影响了整个数字化技术在档案管理工作中的应用。

【案例3】

某机关单位已经全面实现了办公电子化,档案部门配备了完善的检索查阅系统,但是该公司工作人员在调阅会计档案,特别是历史会计档案的时候,仍然习惯于查看纸质版档案,因此查找的时候耗用时间较长。

三、如何搭建符合企业需求的会计档案管理制度

(一)加强风险的评测与管理

单位管理层要树立风险意识,采取有效的风险预测和防范措施。

尤其是电子会计档案,容易受到黑客的入侵,随时会出现资料丢失的情况,需要建立备份系统对丢失的数据进行及时恢复,对于重要的电子会计档案,建议用保留纸质档案的方式弥补数据丢失的问题。

(二)注重档案管理内控制度建设

内控制度是在一定的环境下,为了提高经营效率、充分有效地获得和使用各种资源,达到既定管理目标,而在内部实施的各种制约和调节的组织、计划、程序的方法。

完善内部控制制度,会极大推动单位会计档案制度的建设。

(三)提升人员专业技能

具有良好的专业技能,能够制定出比较完善的会计档案制度,同时也能保证管理系统具备更加准确的数据。

需要单位引进高素质的复合型人才,并对财务会计档案管理人员进行定期且有效的技能培训,提升他们的专业技能。

(四)加强人员职业道德建设

一个具有最基本职业操守和良好职业道德的团队,可以保证单位的会计档案以最低的成本、规范的流程进行归档和保管。

【案例4】甲公司共享服务中心

1.背景介绍

甲公司是一家餐饮连锁公司,已有两千多家加盟餐厅,为提升财务管理工作的有效性,在广州设置财务中心,为全国各地分支机构的财务会计处理进行服务。

财务中心每个月都会收到全国各地财务发票2~3万份,其中包括有车票、住宿发票、购物发票、供应商提供的服务及销售发票等。

截止至20X0年3月份,财务中心的发票库存已经有近60万份。

随着业务开展的加速,发票量还在逐年增加,增幅在10%左右。业务量在月尾或年尾会比较集中。

财务中心处理完毕的发票包含有附件,第一页是凭证,第二页是发票,发票粘贴在一个表格下方(相关人员会根据情况填写此表格),紧接着后面为发票附件。

2.存在的问题

会计档案数量庞大,存储压力大,检索困难,急需创建共享服务中心,进行会计档案电子化。

库存的历史发票如何电子化并进入新的信息系统,归档存储和快速查找?

每月增加的发票如何实现电子工作流程处理、归档和快速共享?

解决方案:历史会计档案电子化流程

具体实施过程:

(1)组建一个60人的团队,在客户现场进行处理工作;

(2)用1年半的时间来完成;

(3)扫描之后的电子文档直接导入影响系统,供各地人员查询;

(4)处理过程中使用拆分、条码、OCR等图像处理方法简化工序。

每月新增会计资料电子化流程:

效果反馈:

(1)将历史发票快速电子化,完成统一的发票电子凭证库,做到流程标准、内容标准、文档标准、查询标准、管理标准。

(2)建立现行发票电子化审批处理工作流程、存储系统,不但完成对纸质文档的电子化工作,而且将实际的工作流程实现信息化管理,极大提高了工作效率。

(3)对于纸质文档,系统中有相应记录,根据记录可随时查找到纸质文档的存放位置,便于管理。

(4)每份电子文档的审批过程,都会有相应的跟踪记录文档被保存下来,在审批完成之后,管理人员可以根据记录文档查阅审批步骤的信息,追本溯源。

四、档案管理先进手段和风险防范的关注

(一)档案管理的数字化应用

1.数字化应用的主要特征

(1)信息处理速度快捷迅速

数字化技术能够实现快速的检索信息,并通过计算机强大的数据信息处理能力及快速的运算能力,实现价值信息的提取,利用强大的网络共享及传输的能力,可以提升整个档案管理工作的效率。

(2)借助虚拟化技术为介质

数字化技术主要通过信号的形式对数据进行处理、存取及传输。

数据信息需要借助虚拟化的技术进行相关的作业,利用计算机虚拟技术,通过计算机的存取介质进行数据信息的存放,其中也包括服务器的磁盘及光盘等存储介质,在进行资料查询时可以通过计算机系统对数据信息进行提取及查阅。

2.数字化应用在档案管理中的作用

(1)能够提升档案管理的地位

档案管理的主要目的是通过对真实数据进行记录的形式,将有价值的信息进行存档,为决策或者制定长远的建设规划提供强大的数据支持。

尤其对于一些具有争议性的问题进行查阅时,可以提供可行的数据证据。

(2)是社会发展必然产物

随着社会不断地进步,档案管理的工作内容由传统的纸质档案为主逐渐地演变为电子档案。

信息技术的大量应用,不仅实现了无纸化办公;电子文件应用、计算机等先进技术的应用,使数据信息的采集、存取及利用形成了一个有机的整体,使数据信息利用的价值得到了更好地提升。

(3)是人员专业素养提升的重要保障

计算机技术的大量应用不仅改变了传统工作的模式,也提升了档案管理整体工作效能。

数字化技术的大量应用,对于管理人员的专业化素质提出了更高的要求,不仅需要建立专业的数据库,同时还要实现对数据信息进行收集、整理、分析、检索等功能,同时还要及时做好相关的备份工作,才能使档案管理工作的效率得到更好的保障。

3.加强对电子资料进行整理及收集

当前档案管理工作开展期间,不仅会涉及较多的纸质资料,更会涉及较多的电子文档及资料,应用数字化技术对电子信息中的图片、视频、声音等一系列的资料进行收集并进行整理分类,利用专业的设施,一些纸质的资料转换成电子资料,避免占用过大的空间。

同时,转变传统的管理模式,实现对电子资料的科学管理,不仅能够提升整体的工作效能,同时也可以节省大量的时间,提升整体工作的效率。

4.创建数字化档案管理系统

档案管理单位要结合本单位的实际情况、档案管理工作的特点等综合因素,创建符合自身的数字化档案管理系统,及时做好数据的收集及整理工作,使档案管理的工作效率得到更好的保障,利用扫描仪及复印设备对材料进行备份、编目、检索等相关操作,提升档案资料的使用价值。

5.云平台及信息处理平台的应用

云计算与数字化技术在当前社会事业建设期间具有重要的应用,档案管理工作中,要利用云计算针对用户操作的特点,通过网络进行海量数据的收集,通过信息处理平台对数据信息进行分析、汇总、筛选、分类、共享等相关的服务,利用数据信息平台实时对信息进行更新及传递,从而使信息数据的最大使用价值得以更好地展现。

【案例5】会计档案电子管理平台

20X1年8月,甲公司向财政部、国家档案局提交《关于开展会计档案电子化管理试点工作的请示》,20X2年4月获得批准。由此,该公司开启了会计档案电子化管理试点工作。

经过近些年充分探索与不懈努力,甲公司建成了基于全集团的集中统一、独立运作、灵活可靠的会计档案电子管理平台,采用创新信息化支撑手段,实现了会计档案从形成到应用流程标准化、统一化、电子化。

试点成效:

一是降低成本。

在广东分公司,每年节约纸张和打印耗材费用300余万元,每年可节省库房约400平方米。

会计档案电子化每年为广东分公司节省成本1 000万元。

二是提高效率。

“绿色账本”不需要打印、装订、组卷、装盒、上架,节省了工作人员的工作量。

“绿色调阅”足不出户,过去需要2天异地调卷,现在也许只要5分钟。纸质会计档案立卷环节由原来8个减少为4个,效率提高50%。纸质合同归档率也达到99.9%。

三是保障档案安全。

纸质会计档案只有1套,如果丢失或损毁,档案损失很大。

电子会计档案3套备份,其中1套实行异地备份,档案安全得以保障。

会计档案电子化对纸质会计档案安全也有辅助作用,由于原始凭证全部影像化,如果纸质受损,电子备份至少可以还原内容信息。

(二)对应的风险管理措施

1.档案管理中的风险类型

(1)丢失风险;

(2)篡改风险;

(3)污损风险;

(4)管理风险。

2.档案管理中风险管控现状

(1)职工风险意识淡薄

很多人在思想上还存在一些偏差和误解,没有真正把安全风险理念融入到档案管理的全过程,进行危险源辨识、风险评估时,只能凭传统的经验主义来判断,而不会用风险管理的方法和相应的评价工具去分析各种安全问题,预控各种风险。

(2)风险管理基础工作薄弱

①安全风险管理运作机制不够健全;

②规章制度体系缺乏系统性;

③管理人员风险理论知识匮乏;

④软硬件建设滞后。

(3)风险管理未实现闭环管控

①不能从风险源头研判档案管理风险;

②风险管理与岗位实际工作结合不紧密;

③管理层对安全风险的重视度不够。

3.档案管理风险应对措施

(1)提高管理层对于档案管理的认识;

(2)完善风险管控体系;

(3)明确工作标准与工作流程;

(4)提升职工的业务素养;

(5)加强对重要档案的备份管理;

(6)制定应急管理制度。


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